Оценка 360. Методология использования на платформе Beehive

1- Общее определение. Суть метода. 

Метод «360 градусов» — вид оценки деловых качеств сотрудника со стороны коллег / руководителей / подчиненных / клиентов и сравнение этих данных с его самооценкой.  

Цель такого метода — дать фидбек о работе каждого сотрудника, предоставить возможность посмотреть на себя со стороны и оказать помощь в решении возникших проблем. Оценка 360 способствует карьерному росту специалиста, увеличению продуктивности и лояльности к компании. Часто этот метод применяют, чтобы избежать ухода ценного специалиста из компании и устранить конфликты в коллективе. 

С какими проблемами сталкиваются HR-специалисты при проведении оценки 360 градусов 

• Разработка библиотеки компетенций. Специалисту приходится искать компетенции в открытых источниках или тратить слишком много времени на их самостоятельное написание. Либо использовать уже платные библиотеки сторонних сервисов. 
• Нет единой системы, где хранится всё. Опросники часто теряются у руководителей отделов. Кроме того, сложно поддерживать актуальность информации для последующей аналитики. 
• Нет возможности отследить прогресс прохождения опроса и статистику. Заполнил ли сотрудник форму? Работает ли руководитель с ответами? HR-специалисту сложно ответить на эти вопросы. 
• Сложно получить информативный, понятный и красивый отчет по результатам опроса. Такой отчет можно создать, только если воспользоваться отдельным инструментом для 360. Или потратив несколько дней на сведение всех данных вручную. 
• Запускать опросы приходится систематически. Результаты первых нескольких оценок могут быть особенно субъективны, т.к. сотрудники отвечают осторожно. Недостаточно один раз собрать обратную связь и на этом остановиться. 
• Подготовка и запуск оценки осуществляется с помощью Excel-таблиц. Данные обрабатываются вручную, и работа HR-специалиста превращается в рутину. 

HR-платформа Beehive содержит автоматизированный инструмент «Оценка 360». С его помощью можно быстро запускать и проводить оценку: 

• Hard skills 
• Soft skills 
• Cultural fit (соответствие ценностей сотрудника ценностям компании) 
• Критерии эффективности 

2- Выбор параметров для оценки и формирование моделей компетенций. 

Для того чтобы запустить в системе Оценку 360, первым делом необходимо определиться с набором компетенций и сформировать Профиль для каждой должности или один Профиль, содержащий корпоративные компетенции, по которому будут оцениваться все сотрудники компании. 

Правильно разработанная модель компетенций и профилирование должностей – это надежная основа для эффективного построения всех систем управления персоналом компании с целью максимально полного и эффективного использования профессионального потенциала сотрудников. 

На нашей платформе вы сможете найти готовые примеры моделей компетенций, это станет хорошим стартом для работы с компетенциями ваших сотрудников. 

Конструктор профилей должности для оценки 

Beehive содержит раздел «Конструктор профилей», доступ в который есть только у пользователя с правами Администратора кабинета компании на платформе. Перейти в него можно со страницы пользователя на панели меню слева (Рис.1) 

Рис.1 

В разделе находится Реестр (Библиотека) компетенций с набором профессиональных и поведенческих индикаторов по Hard & Soft навыкам.  

В Реестре вы выбираете необходимые для оценки индикаторы и добавляете в Профиль, таким образом формируете модель компетенций для оценки сотрудников (Рис.2). 

Рис.2 

При необходимости вы можете загрузить в Реестр разработанные в вашей компании компетенции и индикаторы и использовать их для формирования Профилей. С подробной инструкцией по работе в Конструкторе профилей вы можете ознакомиться здесь. 

В системе Beehive структура модели компетенций (Профиля) представляет собой три уровня: 

1. Индикаторы поведения. Это стандарты поведения, кото­рые наблюдаются в действиях человека, обладающего конк­ретной компетенцией.  

2. Компетенции. Каждая компетенция — это набор родственных поведенческих индикаторов.  

3. Блоки компетенций. Это набор тесно связанных между собой компетенций (обычно от трех до пяти в одной связке). 

К каждой компетенции или индикатору есть возможность прикрепить список обучающих материалов для отображения в индивидуальных планах развития, которые формируются по результатам проведенной Оценки 360. Таким образом, компетенции, которые окажутся в Очевидной зоне роста, автоматически отобразятся в Карте развития сотрудника с тем списком обучающих материалов, которые вы добавили к этим компетенциям.  

Для того чтобы прикрепить обучающие материалы к компетенциям не требуется настраивать интеграцию с другими сервисами такими как LMS-системы. Для этого достаточно скопировать ссылку, где этот материал хранится (например, это может быть база знаний на вашем корпоративном портале, LMS или гугл диск), и вставить ссылку в специальной форме добавления материалов в настройках компетенций (Рис.3). 

Рис.3 

После того как вы настроили компетенции и индикаторы в Реестре, можно переходить к формированию Профиля (Модели компетенций). В Конструкторе профилей необходимо перейти на вкладку «Специализации», выбрать нужную вам специализацию и приступить к ее наполнению/редактированию. В открывшемся окне отмечаете нужные компетенции и индикаторы для данного Профиля должности и сохраняете изменения (Рис.4) 

Рис.4 

Настройка шкалы оценки для Профиля должности 

В настройках Специализации также есть возможность настроить шкалу оценки, определяя по вашему усмотрению минимально рекомендуемый и целевой уровни проявления компетенций. Все значения компетенции между минимально рекомендуемым и целевым уровнями образуют зону компетентности.  

Задать референтные значения в Профиле (Специализации) можно для каждого типа навыков (отдельно для Hard и Soft skills).  

Методические рекомендации для настройки референтных значений шкалы. 
При настройке шкалы вы можете опираться на категорию оцениваемых сотрудников для конкретного Профиля (Специализации). Обычно в компаниях существует 3 категории работников: Исполнители, Линейные руководители, Руководители высшего звена. В зависимости от категории вы устанавливаете требования к уровню проявления компетенций (у руководителя требования к уровню навыков должны быть выше, чем для обычного специалиста). 

В нашей системе для Hard и Soft skills предусмотрена шкала, которая выражается в цифровых значениях от 0 до 4. Шкала делится на 3 зоны компетентности, где по умолчанию заданы минимально рекомендуемый и целевой уровни, подходящий для категории работников Исполнители (Рис.5): 

0 до 1,99 — ниже ожиданий 

2 до 2,99 — соответствует ожиданиям (зона компетентности) 

3 до 4 — превосходит ожидания 

Рис.5 

Если вы предполагаете устанавливать зону компетентности, исходя из категории работников, то рекомендуем вам воспользоваться референтными значениями для Soft навыков, которые представлены в таблице: 

Таким образом, гибкая настройка шкалы позволит устанавливать эталонные требования к уровню компетенций, навыкам и опыту, рекомендуемые для выполнения функций и полномочий в рамках роли (группы ролей) и профиля должности. 

3. Привязка Профиля должности к сотруднику 

Оценка пользователей производится в рамках команды и выбранных в ней Специализаций (Профилей), поэтому перед тем, как назначить оценку, необходимо привязать Специализации к участникам команды. Пошаговая инструкция по редактированию Специализаций для сотрудников находится здесь. 

После того как сотрудникам были добавлены Специализации (Рис.6), можно приступать непосредственно к процессу назначения Оценки. 

Рис.6 

4. Методические рекомендации по организации и проведению «Оценки 360» 

1. Подготовка к проведению 

Для успешного проведения Оценки 360 на регулярной основе в вашей компании мы рекомендуем начинать с качественной подготовки коллектива к данному мероприятию. 

Подготовьте для участников Оценки 360 подробные инструкции с детальным описанием, зачем, каким образом и когда будет проводиться оценка и как будут использоваться результаты. 
Важно объяснить, что метод оценки полезен не только для HR и руководства компании, но и для самих сотрудников — они смогут определить, что у них хорошо получается, и использовать это в качестве преимуществ в работе, а слабые стороны покажут, чему стоит уделить внимание. 
Все детали можно как описать в письме, так и разобрать на офлайн или онлайн совещании. 

В нашей системе в разделе Шаблонов писем вы найдете примеры подготовительных писем для рассылки сотрудникам, их можно скачать и отредактировать формат под культурные особенности вашей компании. 

Как мотивировать сотрудников проходить оценку 

• Проводить обучающие вебинары, на которых рассказывать об индивидуальном подходе и ценности результатов опроса для развития сотрудника. 
• Привлекать к обратной связи руководящий состав. Если сотрудник чувствует, что руководитель заинтересован в его развитии, то будет иначе относиться к опросу и понимать ценность такого метода. 
• Проводить работу с руководством. В том числе рассказывать, как правильно давать обратную связь по коллегам и подчиненным. 
• Вместе с сотрудником и его руководителем составлять индивидуальный план развития. 
• На основании результатов опросов формировать целевые программы развития, включающие внешние тренинги и внутренние обучения. Они вызывают интерес у сотрудников и дополнительно мотивируют проходить оценку. 

2. Составление списка участников и респондентов.  

Опрос методом 360 градусов невозможен без участников (тех, кто получает обратную связь) и респондентов (те, кто дают обратную связь, заполняя опросники). 

Выбор респондентов для участников важная часть процесса. В опрос необходимо включить всестороннюю точку зрения от самого сотрудника, его руководителя, коллег, подчиненных и даже клиентов. Комбинированное мнение дает более полную картину о навыках сотрудника, создаёт баланс между разными точками зрения. Поэтому респондентов в опросах методом 360 градусов разбивают на группы, чтобы можно было сравнить средние баллы по группам между собой и с общим средним баллом. 

Какие группы респондентов выделены в системе Beehive: 

• Самооценка (обратная связь от самого участника). Мы рекомендуем всегда включать самооценку, так как одна из задач обратной связи методом 360 градусов — это сравнение того, как участник оценивает себя с оценкой окружающих 
• Руководитель. Как правило, это один человек. Но при матричной структуре управления или в случае проектных команд в компании, руководителей может быть несколько 
• Коллеги 

• Подчиненные 
• Клиенты (можно пригласить к участию по почте, предварительно выбрав одну из вышеперечисленных групп) 
• Партнеры (можно пригласить к участию по почте, предварительно выбрав одну из вышеперечисленных групп) 

3. Назначение взаимодействующих. Запуск Оценки 360. 

В системе Beehive существуют разные подходы к выбору респондентов.  

1. Организатор назначает респондентов участнику, основываясь на знаниях взаимодействия сотрудников (Рис.7). Система автоматически подставит взаимодействующих согласно Оргструктуре компании, при этом вы можете отредактировать состав участников в каждой группе оценивающих и сразу назначить Оценку без отправки на согласование с руководителем и/или с оцениваемым сотрудником. 

Рис.7 

2. Перед запуском опроса участник сам выбирает себе респондентов, а уже после этот список может отредактировать/утвердить его руководитель или организатор. Весь процесс назначения взаимодействующих выглядит таким же образом, что и в первом случае, за одним исключением — перед запуском оценки организатор может отправить список участников на согласование сотруднику, где он сможет скорректировать его или добавить участников (Рис.8) 

Рис.8 

Таким образом, с одной стороны, сотрудник ощущает себя полноценным участником опроса: он включает в опрос всех коллег, от которых ему было бы интересно узнать мнение, поэтому и сама обратная связь будет восприниматься более ценной. С другой стороны, при такой организации могут выявиться участники, которые не захотят выбирать себе респондентов, поэтому этот список всё равно придется дорабатывать организатору или его руководителю.  

3. Список респондентов формируется автоматически на основе анализа частоты взаимодействия сотрудника с окружающими: это может быть анализ писем электронной почты, мессенджера или структуры организации. (Рис.9), (Рис.10) 

Рис.9 

Рис.10 

Такой вариант выбора респондентов практически не отнимает времени организатора и участников, так как перед запуском система автоматически сформирует список взаимодействующих с помощью умного алгоритма, вам останется перед запуском только подтвердить предложенный состав. 

Обратите внимание, что в случае подключения данной функции, требуется доступ к определенной информации о компании. 

Какой бы вариант выбора респондентов ни был выбран, у администраторов опроса всегда есть возможность редактировать списки респондентов и участников как до старта опроса, так и после (Рис.11) 

Рис.11 

На что необходимо обратить внимание при выборе респондентов: 

• Респонденты должны быть способны дать обратную связь участнику. Если респондент редко взаимодействует с участникам или не взаимодействует совсем, его обратная связь может не нести никакой ценности. 
• Составляйте группы респондентов таким образом, чтобы на них приходилось по меньшей мере 3 человека. Исключение — самооценка и оценка руководителя (Оценка 180 градусов). 5–8 респондентов — это нормальное количество для участников без подчиненных. У руководителей количество респондентов может быть больше. На практике встречается и 30+ респондентов на одного участника, но это, конечно, скорее исключение. Если у участника есть только один подчиненный, то нужно отнести его к группе коллег (если вы планируете сохранить конфиденциальность респондентов) 

Помимо выбора взаимодействующих перед запуском оценки, в системе Beehive можно произвести технические настройки, например, установить расписание — это период времени, по истечении которого, оценка становится недоступной для прохождения (Рси.12). 

Рис.12 

Также вы можете выбрать по какому типу навыков требуется оценить сотрудника, так как не всегда модель компетенций (Профиль) содержит и то и другое, или просто нет необходимости оценивать сразу все навыки (Рис.13). 

Рис.13 

4. Проведение «Оценки 360»  

Итак, оценка методом 360 градусов стартовала. Респонденты получили приглашения и начали заполнять опрос. Рассмотрим по отдельности, что происходит на стороне администраторов опроса, а что на стороне респондентов на данном этапе. 

Администрирование опроса 

С запуском оценки работа по его администрированию не заканчивается. Главная цель для администраторов на данном этапе — это увеличение количества заполненных опросов.  

В системе на странице Оценка 360 после запуска процесса формируется Дашборд, где организаторы могут отслеживать статистику заполнения опроса, видеть, кто прошел, а кто еще не приступил к заполнению анкет (Рис.14). 

Рис.14 

При необходимости респондентам, не прошедшим опрос, можно отправить напоминание. (Рис.15).  После отправки им придет уведомление на почту или в Telegram-бота. 

Рис. 15 

Прохождение опроса респондентами 

Перед запуском оценки обязательно убедитесь в том, что у респондентов не возникнет трудностей при заполнении анкет. Мы рекомендуем предварительно направить участниками краткую инструкцию по работе с автоматизированной системой Beehive, в которой указано как авторизоваться в системе (если это первый запуск), а также описаны возможности прохождения не только в web-версии, но и с мобильного телефона с ботом-помощником (Рис.16). 

Рис.16 

Если респонденты пропустили уведомление в почте или мессенджере, у них всегда есть возможность открыть окно прохождения оценки на странице личного кабинета сотрудника Мои задачи (Рис.17). Все назначенные и не пройденные опросы и тесты отображаются на данной странице, можно посмотреть какие задачи есть по самооценке и по другим пользователям. 

Рис.17 

В окне прохождения опроса респонденту необходимо выбрать вариант ответа на каждый индикатор компетенции. При наведении мыши на вариант ответа отображается пояснение, для лучшего понимания указанного значения (Рис.18). 

Рис.18 

Также в конце прохождения каждого блока в опроснике по 360 у оценивающих есть возможность написать комментарий в свободной форме (Рис.18). В результатах оценки комментарий будет виден без указания ФИО (анонимно). Поле Комментарий необязательное для заполнения, его можно пропустить и продолжить отвечать на вопросы следующего блока. 

5 . Результаты «Оценки 360»  

В системе доступно формирование индивидуальных и командных отчетов, а также ИПР на основании результатов оценки (Рис.19).  

Рис.19 

Подробная форма отчета позволяет увидеть сильные стороны и зоны роста сотрудника. 

В отчете вы увидите множество элементов, в которых сравнивается самооценка участника с оценкой окружающих. Такое сравнение позволяет улучшить понимание участниками того, как их видят со стороны их коллеги, и насколько мнение коллег отличается от мнения участников о самих себе. Благодаря такому сравнению участники могут выявить свои сильные стороны, которые они оценивали низко, или наоборот, обнаружить области, которые они переоценивали (Рис.20), (Рис.21). Подробная инструкция по прочтению индивидуальных отчетов вы найдете здесь. 

Рис.20 

Рис.21

6. Использование результатов оценки 

После того как участники получили свои отчеты (доступны в личном кабинете сотрудника) (Рис.22), им предстоит определить, над какими компетенциями или каким поведением они будут работать следующие несколько месяцев. Список запланированных действий по развитию компетенций фиксируются в виде индивидуального плана развития (ИПР). ИПР — это документ, который помогает сотруднику развивать необходимые компетенции. ИПР включает в себя список целей развития и рекомендуемые обучающие материалы и активности, которые позволяют достигать данных целей. 

Рис.22 

После оценки 360 градусов должна быть назначена встреча один на один с руководителем для обзора результатов и обсуждения потенциальных областей улучшения. Эта встреча даст сотруднику возможность задать вопросы и получить обратную связь. Цель этого процесса — помочь расти и развиваться как профессионал. 

Необходимо помнить, что люди разные, и каждый может отреагировать по-разному на такую обратную связь. Однако, если сотрудник резко относится к критике, это может привести к сопротивлению и негативному отношению к текущей деятельности. Поэтому важно помочь сотруднику понять, что критика и изменения могут быть полезными для его профессионального роста и развития, а также дать ему возможность высказаться и поделиться своим мнением. 

Как часто нужно проводить оценку компетенций 

Частота проведения опросов зависит от динамичности компании. Для стабильных подразделений достаточно применять оценку раз в год. Чаще не имеет смысла, так как не будут видны изменения. 

Если же сотрудники часто переходят с проекта на проект и руководителям хотелось бы получать обратную связь об их работе в каждой команде, рекомендуем использовать опросы так часто, как это необходимо.